Contact
SV Veendam Atletiek
Bezoekadres
Woortmanslaan 7
9648 AA Wildervank
Links
Social
Vastgesteld in de Algemene Vergadering dd. 07-06-2023.
1. De voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en voorzitter technische commissie vormen tezamen het Dagelijks Bestuur (DB). Het DB behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen.
2. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en het DB. Bij afwezigheid van de voorzitter kiest het bestuur uit zijn midden een vervangend voorzitter.
3. Besluitvorming binnen het bestuur geschiedt conform de wijze zoals benoemd in het Bestuursreglement.
4. Naast wat is bepaald in art. 9 lid 3 van de statuten wijst het bestuur uit zijn midden leden aan die belast worden met de navolgende taken:
- technisch beleid;
- wedstrijd-/evenementenorganisatie;
- communicatie & pr;
- alsmede die taken die het bestuur zinvol acht.
5. De secretaris is onder andere verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuurs- en DB-vergaderingen, alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergaderingen (agendering, uitnodiging, notulen, e.d.). De secretaris coördineert de informatie betreffende verenigings- en bestuursactiviteiten in en buiten de vereniging. Het secretariaat fungeert als postadres voor instanties in en buiten de vereniging. De secretaris is belast met het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging en beheert tevens het archief van de vereniging. De secretaris coördineert de ledenadministratie en verzorgt de introductie binnen de vereniging.
6. Voor elke Algemene Leden Vergadering (ALV), bedoeld in art. 15 lid 2 van de statuten, is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een tweede penningmeester en/of een financiële commissie.
7. Het in art. 9 lid 6 van de statuten genoemde rooster voor bestuurswisseling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden.
8. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, door vermelding op de agenda van de ALV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot tenminste 7 dagen voor de ALV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden door schriftelijk namen van tegenkandidaten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet ondersteund worden door tenminste het merendeel van de stemgerechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat ondertekende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd.
9. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende ALV aftredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze ALV de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid.
10. Het bestuur vergadert tenminste 6 maal per jaar.
11. Namens het bestuur vergadert een bestuurslid tenminste één maal per jaar met elk van zijn vaste commissies. Het moment wordt bepaald in overleg met de desbetreffende commissie.
12. Van alle bestuurs- en DB-vergaderingen wordt een verslag gemaakt dat in de eerstvolgende bestuurs- of DB-vergadering wordt vastgesteld.
13. Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen, zowel voor een adviserende als een uitvoerende taak.
14. Alleen meerderjarige leden kunnen worden gekozen in het bestuur van de vereniging.
15. Het bestuur laat zich in zijn taken bijstaan door de technische commissie (TC), evenementencommissie en accommodatie commissie.
16. Leden van de vaste commissies, als bedoeld in artikel 15 van dit HR, worden benoemd door het bestuur steeds voor de tijdsduur van een jaar. Het bestuur is te allen tijde bevoegd commissieleden uit hun functie te ontslaan. Het lidmaatschap van een commissie eindigt behalve door het verstrijken van de benoemingstermijn, ook door het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging. Een commissie heeft het recht om bij zich voordoende vacatures een voordracht bij het bestuur in te dienen ter completering van de betreffende commissie. Het bestuur deelt de samenstelling van de commissies mee aan de leden tijdens de ALV.
17. Iedere commissie heeft een voorzitter. De technische commissie wordt voorgezeten door een bestuurslid. De andere commissies kiezen een voorzitter uit hun midden. Tevens kiest iedere commissie een secretaris uit haar midden.
18. Commissies dienen te bestaan uit minimaal 3 en maximaal 9 leden.
19. Commissies vergaderen minimaal 2 maal per jaar en indien noodzakelijk vaker. Verslagen van deze vergaderingen worden gezonden naar het secretariaat van de vereniging voor archivering.
20. Het bestuur of de ALV kunnen voor speciale doeleinden een commissie benoemen van tijdelijke aard. Taak en aantal leden worden vastgesteld door de instellende instantie en met inachtneming van het bepaalde in artikel 18 van dit HR. Na afronding van de taak wordt de commissie weer opgeheven.
21. Alle commissies geven terugkoppeling richting het bestuur over de voortgang. Bij eventuele knelpunten binnen een commissie wordt het bestuur vroegtijdig ingeschakeld.
22. Iedere commissie brengt jaarlijks verslag uit over haar werkzaamheden aan het bestuur. Het bestuur communiceert vroegtijdig wanneer het verslag gereed moet zijn. Het verslag zal tijdens de ALV worden gepresenteerd/toegelicht aan de leden.
23. De Technische Commissie (TC) bestaat uit tenminste alle trainers van de trainingsgroepen en wordt voorgezeten door de voorzitter TC.
24. De TC is verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van het training-technisch en training-inhoudelijk beleid van de vereniging. De TC is minimaal verantwoordelijk voor de volgende taken:
a. organisatie van trainingen en trainingstijden en waar gewenst speciale trainingselementen, zoals trainingsweekenden;
b. het opstellen van een trainingsplan;
c. voorstellen tot huur van accommodaties en organiseren/aanschaf trainingsmaterialen;
d. coaching/ begeleiding tijdens wedstrijden waar nodig;
e. informatievoorziening aan atleten met betrekking tot o.a. wedstrijden en trainingen;
f. het stimuleren tot wedstrijddeelname;
g. het publiceren dan wel delen van wedstrijdprestaties;
h. het ondersteunen van ledenwervingsactiviteiten, bijvoorbeeld het verzorgen van clinics;
i. het stimuleren van leden tot het oppakken van vrijwilligerstaken op trainingsgebied;
j. het stimuleren van de trainers tot het volgen van her- en bijscholingscursussen.
25. De evenementencommissie is belast met de organisatie van verenigingsactiviteiten, wedstrijden en recreatieve evenementen, eventueel in samenwerking met andere instanties en/of verenigingen. De evenementencommissie is minimaal verantwoordelijk voor de volgende taken:
a. het opstellen van een activiteitenplanning (twee keer per jaar);
b. het organiseren van tenminste twee recreatieve verenigingsactiviteiten per jaar om de onderlinge samenhang en het clubgevoel te versterken;
c. eventuele voorstellen voor (externe) subsidieaanvragen lopen altijd via de penningmeester.
26. De accommodatiecommissie is belast met het beheer en onderhoud van het clubhuis Baan 7 en omliggend terrein. De accommodatiecommissie is minimaal verantwoordelijk voor de volgende taken:
a. het zelf uitvoeren van kleine onderhoudswerkzaamheden;
b. het in kaart brengen van noodzakelijk toekomstig onderhoud;
c. meedenken over de lange termijnvisie.
27. Jaarlijks wordt op de Algemene Leden Vergadering een commissie bestaande uit minimaal 3 personen benoemd, die zich voor de volgende ALV zal bezighouden met de toekenning van de titel ‘Lid van Verdienste’. Deze titel met oorkonde kan jaarlijks toegekend worden aan een persoon binnen de vereniging die zich al dan niet in het kader van zijn/haar taken bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging.
28. De vereniging maakt voor de communicatie richting leden gebruik van het clubblad, de website, de Volta-app en eventueel digitale nieuwsbrieven. Het bestuur kan via deze kanalen te allen tijde informatie met leden delen. Naast deze kanalen worden diverse sociale media kanalen gebruikt ten behoeve van de promotie van de vereniging en het snel kunnen delen van wedstrijdresultaten of andere van belang zijnde informatie en mededelingen.
29. De commissie pr & communicatie bestaat uit minimaal 3 leden. Deze commissie verzorgt het clubblad, de website en de sociale media en vallen onder de verantwoording van de secretaris van het bestuur. Het clubblad genaamd ‘Baan 7’ verschijnt in principe 4 keer per jaar.
30. Voor het maken van afspraken en het doorgeven van functionele berichten kunnen de trainers van de verschillende trainingsgroepen een whatsapp-groep aanmaken. Alleen de trainers zijn ‘beheerder’ van deze appgroepen en kunnen leden toevoegen en verwijderen. Alleen deelnemers van de groep, dus leden (of ouders/verzorgers bij 18-) kunnen lid zijn van de whatsappgroep. Het is de verantwoordelijkheid van de trainer om ervoor te waken dat de whatsappgroep niet wordt gebruikt voor andere dan trainings- of wedstrijd gerelateerde communicatie.
31. Met betrekking tot art. 4 lid 1 en 2 van de Statuten geldt dat aanmelding als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier c.q. invullen van een inschrijfformulier op de website. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldingsformulier persoonlijk; bij minderjarigen ondertekent één van de ouders, voogd of gemachtigden. Adreswijzigingen dienen schriftelijk aan de ledenadministratie van de vereniging te worden gemeld.
32. Het aangaan van het lidmaatschap van de vereniging is mogelijk vanaf de leeftijd van 6 jaar.
33. Indien nieuwe leden bij hun aanmelding als lid nog lid zijn van een andere atletiekvereniging (AU), dienen zij de naam van deze andere atletiekvereniging bij hun aanmelding te vermelden, zodat om de overschrijving van het lidmaatschap naar onze vereniging verzocht kan worden.
34. Leden van andere atletiekverenigingen die wensen deel te nemen aan onze trainingen, zonder dat zij zich willen aanmelden voor het lidmaatschap, kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen bij het secretariaat van de vereniging. Zij worden dan geregistreerd als gastlid, hetgeen inhoudt dat zij deel kunnen nemen aan de activiteiten van de vereniging (exclusief wedstrijden), en verenigingscontributie gaan betalen volgens de leeftijdscategorie waartoe zij behoren. Deze verenigingscontributie komt overeen met die van het gewone lidmaatschap, verminderd met de kosten van de wedstrijdlicentie naar rato.
35. Ter oriëntatie op het lidmaatschap kunnen geïnteresseerden (aspirantleden) een aantal proeftrainingen meedoen. In deze periode vallen de aspirantleden onder de collectieve verzekeringen van de Atletiekunie (op voorwaarde van registratie van de persoonsgegevens). De maximale proefperiode bedraagt maximaal 3 trainingen (regelgeving Atletiekunie).
Wedstrijden
36. Deelnemers aan officiële AU-wedstrijden zijn verplicht (door de AU) in clubtenue uit te komen. Dit clubtenue bestaat uit:
• Shirt kort/ lange mouw, singlet, top in de basiskleur rood. Eventueel met het clublogo in zwart en/of wit op de voor- en achterzijde, met verloop in de kleur zwart naar beneden, witte belijning (atletiekbaan) en zijpanden in zwart.
• Tight kort/lang, woven short in basiskleur zwart eventueel met witte en/of rode accenten en het clublogo in wit/rood.
37. Het bestuur is gerechtigd voor wedstrijden inschrijfgelden te vragen, die per evenement verschillend kunnen zijn.
38. Het bestuur kan entreegelden heffen aan bezoekers van wedstrijden, ook als zij lid zijn van de vereniging.
39. In aansluiting op hetgeen in art. 15 van de Statuten is bepaald, hebben leden het recht agendavoorstellen te doen. Zij dienen dit voorstel schriftelijk 2 weken vóór de ALV in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging.
40. Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de ALV na stemming wel spreken maar geen beslissing nemen.
41. In aansluiting op art.17 van de Statuten geldt dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht.
42. Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering.
43. Alle aanwezigen tekenen bij binnenkomst en voor aanvang van de vergadering de presentielijst.
44. In aansluiting op artikel 13 lid 2 van de Statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan.
45. In aansluiting op artikel 12 lid 3a van de Statuten doet het bestuur in enig boekjaar aan de ALV een voorstel over de bestemming van een voor- dan wel nadelig saldo van de jaarrekening.
46. Het bestuur mag geen geldleningen afsluiten waarbij de vereniging gebonden wordt.
47. De begrotingspost met betrekking tot de onkostenvergoedingen voor de verleende diensten van trainers en begeleiders mag niet meer dan 50% van de contributie-inkomsten bedragen.
48. Het inschrijfgeld voor nieuwe leden bedraagt voor alle categorieën hetzelfde bedrag.
49. In aansluiting op artikel 8 lid 2 van de Statuten stelt het bestuur jaarlijks de minimale bijdrage vast voor donateurs van de vereniging.
50. De penningmeester is gerechtigd alleen die onkostenvergoedingen uit te keren die voorzien zijn van de handtekening van de betrokken commissievoorzitter of een daartoe bevoegd bestuurslid.
51. Eventuele boetes, opgelegd door de Atletiekunie, kunnen door het bestuur worden doorberekend aan het betreffende lid.
52. Alle trainers en/of assistent-trainers worden aangesteld door de voorzitter van de TC in afstemming met het bestuur.
53. De regeling ‘vergoedingen’ staat alleen open voor gecertificeerde trainers op minimaal Niveau 3 Atletiekunie (AU) en trainers met minimaal drie jaar trainerservaring binnen SV Veendam Atletiek. Niet AU gecertificeerde opleidingen worden gezien als een opleiding tot assistent-trainer.
54. Assistent-trainers zijn vrijwilligers en worden gemotiveerd om een opleiding te volgen tot minimaal niveau 3 (voorkeur AU) en ontvangen derhalve een vergoeding op basis van art. 60.
55. Uitsluitend de (assistent)trainers per groep die door het bestuur in die functie benoemd zijn, hebben recht op een trainersvergoeding.
56. De totale, op jaarbasis (kalenderjaar) uitgekeerde trainersvergoeding kan nooit het wettelijk vastgestelde maximum bedrag voor een vrijwilligersvergoeding overschrijden.
57. De vergoeding geldt per gegeven training inclusief voorbereidingstijd voor de trainingsmomenten, die door de vereniging zijn vastgesteld, met een maximum van 2 trainingen per groep per week. Wijzigingen in groepen, groepssamenstellingen, trainingstijden, enz. zijn alleen mogelijk in overleg met de voorzitter van de TC.
58. Om als trainer/assistent-trainer in aanmerking te komen voor een vrijwilligersvergoeding voor de begeleiding tijdens wedstrijden/evenementen, zullen deze vooraf aangemeld en goedgekeurd moeten worden door het DB. De wedstrijden/evenementen waarvoor een declaratie ingediend kan worden moet opgenomen zijn in het jaarplan van de vereniging, dan wel vroegtijdig aangemeld en akkoord bevonden door het DB.
59. Het declareren van de vergoedingen gebeurt per kwartaal via het declaratieformulier. Een trainer dient binnen 14 dagen na afloop van het betreffende kwartaal zijn declaratie per mail aan de penningmeester toe te zenden. Declaraties worden binnen 14 dagen na ontvangst uitbetaald door de penningmeester. Declaraties die te laat worden ingediend worden niet uitbetaald.
Toevoegen in tabelvorm artikel 60 - 67
68. Het bestuur benoemt minimaal één en bij voorkeur twee vertrouwenscontactpersonen (VCP) die binnen de vereniging fungeren als vraagbaak voor advies of aanspreekpunt voor meldingen op het gebied van grensoverschrijdend gedrag. Een vertrouwenscontactpersoon is onafhankelijk en heeft geen verantwoordingsplicht aan het bestuur.
69. Ten behoeve van het creëren van een veilig sportklimaat voor alle leden stelt het bestuur gedragsregels vast voor bestuurders, vrijwilligers, trainers, begeleiders, sporters en ouders.
70. Aanvullend op de genoemde gedragsregels kunnen protocollen opgesteld worden inzake het voorkomen van pesten, discriminatie en andere vormen van grensoverschrijdend gedrag.
71. Alle trainers, assistent-trainers en bestuursleden zijn verplicht om een Verklaring Omtrent Gedrag (hierna: VOG) aan te leveren bij de secretaris. Het DB kan naast de genoemde functies ook voor andere vrijwilligersfuncties de verplichting stellen om een VOG aan te leveren bij de secretaris. (Voor vrijwilligers van sportverenigingen is het aanvragen van een VOG gratis. Wanneer er in de toekomst wel kosten zijn voor het aanvragen van een VOG, worden deze vergoed door de vereniging.)
72. Aanvullend op art. 71 zijn alle trainers verplicht om de om de e-learning "Sportplezier en veiligheid" te volgen (of andere daaropvolgende cursussen). Eventuele kosten voor de e-learning worden door de vereniging vergoed.
Wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement
73. Wijzigingen of aanvullingen van dit HR moeten door de ALV worden goedgekeurd met een meerderheid van tenminste 2/3de van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.
74. In gevallen waarin de Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het dagelijks bestuur.
SV Veendam Atletiek
Bezoekadres
Woortmanslaan 7
9648 AA Wildervank